Datenschutzerklärung
Stand: 19. Oktober 2026
1. Wer verantwortlich ist
Zesumo ist eine Software, die Vereine für ihre Mitgliederverwaltung nutzen. Für die Daten der Mitglieder ist der jeweilige Verein verantwortlich (Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Er entscheidet, welche Daten er erfasst und wofür.
Der Betreiber von Zesumo verarbeitet diese Daten nur im Auftrag und nach Weisung des Vereins (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Mit jedem Verein besteht dazu ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Es gelten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679), die in Luxemburg unmittelbar gilt, und das luxemburgische Datenschutzgesetz vom 1. August 2018. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die CNPD.
Fragen zu deinen Daten in deinem Verein richtest du am besten zuerst an den Vorstand oder das Sekretariat deines Vereins.
2. Welche Daten verarbeitet werden
- Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon, E-Mail, Nationalität, Sprache für die Vereinspost, Foto für die Mitgliedskarte.
- Mitgliedschaft: Saisons, Gruppen und Teams, Rollen, Lizenzen (z. B. Lizenznummer und -art des Verbands), Familienzugehörigkeit.
- Beiträge und Zahlungen: Rechnungen, Zahlungsstand, Guthaben, SEPA-Mandate mit IBAN. Kartendaten sehen wir nie, sie gehen direkt an den Zahlungsanbieter.
- Kommunikation: Chat-Nachrichten, Bilder im Vereinsalbum, Zusagen zu Terminen, Benachrichtigungs-Einstellungen.
- Notfall-Angaben (nur wenn der Verein sie nutzt und du einwilligst): Notfallkontakt, Hinweise für den Ernstfall.
- Trainingsdaten (nur im Trainingsteil und nur nach deiner Einwilligung): z. B. Aktivitäten, Leistung, Herzfrequenz, Wellness-Werte.
- Technisch: Anmeldestand, Geräte-Kennung für Push-Nachrichten, Protokolle zur Fehlersuche.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Mitgliederverwaltung, Beiträge, Lizenzen, Vereinsleben: Mitgliedschaftsvertrag mit dem Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungen: gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
- Foto, Notfall-Angaben, Trainings- und Gesundheitsdaten, Push-Nachrichten: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar.
Bei Kindern unter 16 Jahren willigen die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten ein. Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt.
4. Wo die Daten liegen und wer mithilft
Datenbank und Dateien liegen bei Cloudflare in Rechenzentren der Europäischen Union. Für einzelne Aufgaben helfen diese Dienstleister:
| Dienst | Wofür | Wann |
|---|---|---|
| Cloudflare | Betrieb der Anwendung, Datenbank und Dateien (EU) | immer |
| Google (Gmail / Workspace) | Versand der Vereins-Mails | immer |
| Google Firebase | Push-Nachrichten an die App | wenn du die App nutzt |
| Mollie | Online-Zahlung von Beiträgen und Bestellungen | wenn du online bezahlst |
| Google Wallet | Mitgliedskarte im Handy | wenn du die Karte hinzufügst |
| Google Drive | Ablage von Vereinsalbum und älteren Chat-Medien | wenn der Verein es einschaltet |
| Clubee | Abgleich der Lizenzen mit dem Verband | wenn der Verein es einschaltet |
| intervals.icu, Garmin | Trainingsdaten | nur nach deiner Verbindung |
| OpenStreetMap | Orte von Terminen auf der Karte | bei Terminen mit Ort |
Einige Dienste haben ihren Sitz außerhalb der EU (z. B. in den USA). Dort gelten die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.
5. Sicherheit
Jeder Verein hat eine eigene, getrennte Datenbank. Zugriff haben nur angemeldete Personen mit der passenden Rolle im Verein. Besonders schützenswerte Angaben (z. B. IBAN, Zugänge zu anderen Diensten) werden verschlüsselt gespeichert. Verbindungen laufen immer verschlüsselt (HTTPS).
6. Speicherdauer
Daten bleiben gespeichert, solange du Mitglied bist und der Verein sie braucht. Nach dem Austritt werden sie gelöscht oder anonymisiert, außer der Verein muss sie aufbewahren (z. B. Rechnungen und Buchungen, in Luxemburg in der Regel 10 Jahre).
7. Deine Rechte
Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragung deiner Daten verlangen, der Verarbeitung widersprechen und Einwilligungen widerrufen. Wende dich dazu an deinen Verein oder an support@zesumo.app. Du kannst dich auch bei der luxemburgischen Datenschutzbehörde beschweren: CNPD, cnpd.public.lu.
8. Änderungen
Wenn sich Zesumo weiterentwickelt, passen wir diese Erklärung an. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite.